El tiempo perdido en reuniones improductivas es siempre mayor de lo que uno se imagina, y esta pérdida de tiempo colectiva trae grandes problemas, ya que el tiempo es el mayor patrimonio que uno tiene, éste es infinito, pero también es irrecuperable. 

Por eso mismo es normal que las personas tengan aversión y antipatía en relación a tener más de una reunión. Finalmente cuando las reuniones se vuelven improductivas, son desacreditadas y no tienen razón de ser. 

Tips que ayudan en la productividad de las reuniones:  

1. El Motivo: 

Procure informar a todos cual es el motivo de la reunión. De esa forma los asistentes tienen mayores posibilidades de participar. 

2. Toda reunión debe tener un líder: 

Una reunión sólo es convocada porque alguien tiene algo que comunicar o debatir, y es necesario que esa misma persona sea la que controle la presentación y los debates que puedan surgir. 

3. Horario y Duración: 

A menos que se trate de un tema urgente, las reuniones deben ser programadas. 

No se debe realizar una reunión de improvisto o al final del día, fuera del horario laboral, porque la atención y concentración en ese caso será destinada al reloj y no al comunicador, y ya que hablamos del reloj es fundamental que toda reunión tenga horario para empezar y también para finalizar. Cuanto más organizada sea, más temas pueden tratarse, en menos tiempo. 

4. Puntualidad: 

El tiempo es valiosísimo para todos, por eso nada es más importante en una reunión que la puntualidad. Llegar tarde a una reunión puede traer problemas. Si alguna vez se retrasa, no debe interrumpir para pedir disculpas, sino esperar a tener la palabra para poder hacerlo. 

5. Estructura y Material de apoyo: 

Desde las biromes y el papel, hasta el equipamiento, deben estar preparados y organizados para que la reunión sea eficaz. 

6. Tomar Nota: 

Cada participante debe anotar lo que es importante para sí, pero es esencial que alguien se haga cargo de anotar todo lo que se hable, de forma organizada, de registrar lo que se diga y de saber quién es responsable de hacer qué, cuándo y en cuánto tiempo. Esas anotaciones servirán para una revisión final y para hacer los seguimientos necesarios luego de la reunión. 

7. Participación: 

Para que la reunión sea productiva es necesaria la participación de todos. El debate es siempre positivo, hace que surja la creatividad, despeja las dudas y encuentra los puntos clave en los que se está de acuerdo. A veces puede ser necesaria la intervención del líder, restableciendo el orden o retornando al tema central. 

8. Cuidado con las Críticas:  

Dale Carnegie, uno de los mayores oradores de todos los tiempos y autor de diversos best sellers, decía: “Elogiar en público, criticar en particular”. Lamentablemente, muchos jefes creen que una reunión es el lugar ideal para poner en práctica su autoridad. Tanto que terminan “matando” el entusiasmo de su equipo. 

9. Finalmente, recordar... 

... una reunión es una oportunidad de demostrar su potencial. Por lo tanto es fundamental hablar en forma clara y concisa. Es también muy importante e inteligente si lo critican o contradicen, que mantenga la calma y serenidad. Piense en esto cuando sea convocado a la próxima reunión ... 

Fuente: Desecretarias  

“Si quieres que algo no se haga, convoca a comisiones”. Winston Churchill.